第一条 为进一步规范学生档案管理工作，提高学生档案管理水平，依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》及相关法律法规，结合学校实际，制定本规定。
第二条 本规定适用于我校计划内招收的研究生、全日制本科与高职学生档案的管理。
第三条 本规定应纳入相关部门、相关人员的工作职责范围。
第四条 学生档案管理坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，实行归口负责和集中管理相结合。
第五条 在校学生档案由 档案馆集中负责管理。
第六条 档案馆管理学生档案职责
（一）接收和整理学生档案材料；
（二）办理学生档案的查阅、借阅；
（三）办理学生档案的转递；
（四）做好学生档案的安全、保密、保管工作；
（五）制定和完善学生档案管理规章制度；
（六）办理其它有关学生档案事项。
第七条 相关职能部门与学 院职责
（一）党委办公室负责接收通过机要方式转递来校的学生档案等材料；
（二）学生处招生办和研究生部招生办会同各学院辅导员按照要求做好新生档案的接收、整理、审核、归档工作；
（三）团委负责提供“三好学生”、“优秀团干部”、“优秀学生干部”等评优材料；
（四）学生处、教务处负责提供学生转系、转专业、休学、退学、奖励、惩处等学籍方面的材料。
第八条 归档范围及要求
归档内容：
（一）研究生，包括高中学籍材料，本科材料，研究生招生材料、毕业生登记表、体检表、学习成绩单、毕业生就业通知书、授予学位通知书、党团员材料、评优材料、学籍异动材料、处理处分材料等；
（二）本专科生，包括高中学籍材料，学生信息登记表、本专科毕业生登记表、体检表、学习成绩单、毕业生就业通知书、授予学位通知书、党团员材料、评优材料、学籍异动材料、处理处分材料等。
归档要求：
（一） 入学新生档案由各学院辅导员在开学后一个月内收集齐全，同时应对档案材料的完整性进行查对，对所缺的材料应及时催交，对所接受的档案按学院、专业、班级分类，做好移交手续，及时向档案馆移交；
（二）每年学生毕业前夕，各学院辅导员应将毕业生档案材料集中与审核，以防止材料错归，并填写毕业生归档材料汇总表，统一送交档案馆归档；
（三）学生在校期间形成的各类学生档案材料，相关部门根据工作完成并已形成材料的情况，应随时移交归档，以保证档案材料的完整；
（四）不属于归档范围的材料，不得擅自归档。
第九条 档案的保管与保护
（一） 档案馆要根据安全保密、便于查找的原则要求，科学地保管学生档案，严防档案的毁损、失散和泄密；
（二） 档案馆要做好档案库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光等工作。
第十条 档案的利用
查阅和借用档案，应遵守的相关规定和原则：
（一）各学院辅导员因工作需要只能查阅本学院的学生档案。外单位人员（用人单位或特殊情况）需要查阅学生档案的，须持本单位介绍信和有关身份证明，在查阅学生档案时，档案管理员必须在场，查阅档案的单位或个人不得擅自拍摄复制档案的内容，确因工作需要利用档案材料，须经档案馆负责人同意方可复制拍摄；
（二）学生档案，一般不得借出。若有特殊情况必须借出档案使用时，须说明理由，并严格履行借出手续。借出时间一般不得超过7天；借出档案不得擅自转借他人；
（三）查借阅学生档案必须严格遵守保密制度，严禁拆卸、涂改、圈划、批注、抽取和撤换档案材料；
（四）任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案；
（五）依据档案材料中所记载事实，向有关部门出具证明时，档案馆不得出具有评论性意见的文字材料；
（六）所有档案的查阅和借用必须进行详细的登记记录。
第十一条 档案的转递工作由档案馆负责实施
（一）每年6月，为保证毕业生档案转递工作顺利开展，档案馆应为毕业班辅导员举办材料收集、归档等方面的业务培训；
（二）毕业生档案的转递，档案馆根据各学院辅导员提供并审核的档案转递登记册，在一个月内通过机要方式转递；
（三）平时毕业生档案的转递，档案馆根据调档函、毕业生就业通知书或经档案馆审核的学生本人转档申请，在一周内通过机要方式转递；
（四）学生退学（结业、肄业）、转学、出国等学籍变动发生后的档案，档案馆在接到相关职能部门转递通知后，一周内通过机要方式转递；
（五） 学生档案转递必须使用统一印制的专用档案袋，经密封后通过机要方式转递，必要时可派专人送取，不得以普通方式邮寄或交由本人自带。
第十二条 由其他学校转入我校学习的学生，有关学院应在收到学生档案后要认真检查验收，经核对无误后及时将回执寄回对方，并将档案送交档案馆保管。
第十三条 当年未报到入学新生档案，由档案馆接到相关职能部门转递通知后，通过机要方式转递。
第十四条 未找到单位的毕业生档案，档案馆根据学生本人向学院提出的申请，为其保管档案两年，两年后转寄回学生生源所在地。
第十五条 档案馆负责接收因故退回的学生档案，并通知有关辅导员或学生本人，以便档案再次转递。
第十六条 档案馆要妥善保存好历年档案的转递记录，并负责接待有关单位或学生本人查询。
第十七条 档案馆要收集、妥善保管好每年转递档案的回执，以备查询。
第十八条 凡学生死亡，待一切事务处理完毕后，其相关材料由职能部门（学生处、研究生部）会同辅导员负责收集并及时向档案馆移交。
第十九条 本规定由档案馆负责解释。
第二十条 本规定自公布之日起施行。原学校颁布的《上海海运学院学生档案管理的若干规定》（沪海院学字[1998]173号）同时作废。
